メールフォームがダメな5つの理由

ライフハックやSNSが流行っているからか、終身雇用の時代が過去のものになりつつあるからか、自己啓発でセミナーに参加する人が増えていますよね?
こうした流れを汲んで、セミナー講師をしたり、イベントの企画をする人も増えています。

今やインターネット、クラウドの時代ですから、セミナーなどのイベント集客にはインターネットの活用がかかせません。

また、イベントに限らず、ウェブサイトを作ったりすれば、当然問い合わせフォーム(コンタクトフォーム)の設置も必要ですよね。

メールフォームは簡単・便利

問い合わせフォームやイベントの申し込みフォームを作ろうとすると、普段ウェブページを作らないような人は頭を抱えてしまいますよね。プロじゃないんだから当然です。

ウェブのCMSとしてすっかり定着したWordPressを使っていれば、「Contact Form 7」などのフォーム作成のプラグインを利用すれば、シンプルなフォームならば比較的簡単に設置できます。

利用者がフォームに入力すると、あらかじめ設定したメールアドレス宛てに、フォームの記入内容が送信されますので、便利ですよね。一般的に、これらはメールフォームと呼ばれることが多いです。

メールフォームの問題点

メールフォームは確かに手軽で便利なのですが、イベントの集客や、企業で設置する問い合わせフォームなどを運用しようとすると、いくつもの問題が持ち上がります。

では、メールフォームのどこが問題なのか? その理由を一つずつ見ていきましょう。

理由1 参加者一覧を作成するのに時間やコストがかかる

メールフォームを運用している場合、イベントの参加者一覧や、問い合わせをした顧客の一覧をどうやって作成しますか?

おそらくメールを受信するたびに、メールの本文からExcelシートに利用者の入力内容をコピペしますよね?
10名分くらいであれば、このくらいの作業は自分でやってもいいでしょう。

でも、20名、30名、50名、100名以上だったらどうでしょうか?
時間がかかってやってられない、という方が大半だと思います。

それとも、アルバイトやパート、または社員などの担当者に任せますか?
彼らの時給はいくらでしょうか? この作業が2時間で終わるとしても、無駄なコストが発生してしまいますよね。

理由2 一人の担当者にとりまとめを任せる必要がある

メールフォームを使っている場合、当然フォームの記入内容はメールで送られてきます。

メールの宛先としてメーリングリストやメールエイリアスを指定すれば、複数の方がフォーム記入内容のメールを受け取りることができます。
でも、だからといって、取りまとめは誰か1人がやる必要がありますよね。

メールの受信者や取りまとめの人が休んでしまったり、辞めてしまったりしたら、ちょっとした混乱になることもあるでしょう。

それに、そもそも他のメンバーがリアルタイムで集客状況をを把握できませんよね。

理由3 予定変更や連絡事項などを一斉に通知するのが難しい

あなたのメールアカウントの受信箱に、イベントの参加申し込み希望のメールが届いていたとしましょう。

後からイベントに関する追加情報を発信する必要が出てきたり、日時や開催場所が変更になったら、どうしますか?

ウェブサイトに載せたり、SNSに投稿する方法もありますが、見ていない方がいる場合もあります。
確実なのは、受信箱から全ての申し込み者のメールアドレスをコピーして、一斉メールで連絡する方法ですが、考えただけでも面倒ですよね。

また、イベント開催の直前にフォローアップのためのメールを送りたい場合もあるでしょう。
こういったことをしたい時も、メールフォームでは非常に手間がかかってしまいます。

理由4 個別のフォローが難しい

伝達事項を一斉に通知する場合と同様に、個々の参加者、申し込み者に連絡を取りたい場合にも、結構な手間がかかります。

あなたのメールアカウントの受信箱から、例えば「氏名」などの項目で全文検索をかけて、マッチしたメールを開き、メールアドレスをコピーして、新規メッセージを作成する。といった手順になるでしょう。

例えば、複数の日程や時間帯のセミナーの参加者を募集して、一部のスケジュールにのみ変更があった時など、該当するスケジュールに参加予定の方だけに連絡を取る必要が出てきます。
こんな時に前述のような手順をいちいち踏んでいくのは現実的とは言えないでしょう。

理由5 参加者の情報を再利用・共有することが難しい

イベントが盛況のうちに終了したら、多くの場合、終わったらそれっきりです。

リピーターの獲得が非常に重要であるという、マーケティングや集客の観点からは、こういった情報こそ再利用されるべきなのに。

企業であれば、収集した顧客情報を特定の担当者のみが把握しているような状況もよく見受けられます。
他部署やグループ会社で同じ層の顧客をターゲットにしたイベントを開催する時など、以前開催したイベントの顧客情報にアクセスできれば、大きな集客効果が見込めます。

個人ベースのイベントでも、仲間うちで似たようなイベントを開催する時、同様のイベントを2回目、3回目と開催する時、これまでイベントに参加したことのあるお客さまには声掛けをしたいですよね。

メールフォームを使って、Excelでデータを集計していたとしても、この顧客情報の共有と再利用は思ったようにできていないのが現実ではないでしょうか?

データベースと連携したフォームを使うべき

ここまで、イベントの申し込みフォームや問い合わせフォームを作成・運用する時に、メールフォームが不便な点を説明してきました。

これらの不便を解消するには、フォームへの入力内容がメールで送られるしくみではなく、データベースに蓄積されるシステムやサービスを利用することが最低限必要です。

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