Conference ER Cloud Conference ER ユーザマニュアル

チェックイン通知メールをスタッフに送信する

クラウドサービスでは、プレミアムプランでのみ利用可能です。

スタッフ機能を使うことで、イベント当日に申込者が来場したことをスタッフにメール通知することができます。

スタッフ機能を利用するには、まず関係するスタッフ全員をConference ERにスタッフマスタとして登録する必要があります。

スタッフマスタを登録する

スタッフマスタは、チェックイン通知を行う際の通知先のメールアドレスを登録するために使います。

チェックイン通知とは、イベント当日の入場受け付け処理(チェックイン)時に申込者がチェックインしたことをメールでスタッフへ通知する機能です。

チェックイン通知を設定するためには、最初の手順として、通知を受け取る候補となるスタッフ全員の情報をスタッフマスタとして登録しておく必要があります。

スタッフマスタの登録方法

スタッフマスタは、事前に作成したスタッフのリストをアップロードすることによって登録します。
スタッフのリストは、Microsoft Excelで作成可能なCSVファイル形式で作成します。

登録ファイルの種類
CSV (Comma Separated Values) ファイル形式
ファイル名拡張子
.csv
文字セット(漢字コード)
Shift JIS (CP932/MS932/Windows-31J)
作成したCSVファイルをアップロードするには
  1. 参照 ボタンを押して、作成したファイルを選択します。
  2. 取込実行 ボタンを押すと、メール通知ルールのアップロードが行われます。
  3. アップロードの完了後、一覧 ボタンを押すことで、取り込み内容を確認することができます。
スタッフマスタ画面

スタッフマスタCSVファイルのフォーマット

インデックス項目名書式最大長必須
1スタッフコード半角英数字32
2全角/半角32
3全角/半角32
4メールアドレス1半角254
5メールアドレス2半角254
6部署名全角/半角128

ご注意

  • スタッフコードは、すべてのスタッフ内で一意となる必要があります。通常、ここには従業員コードなどを指定します。
  • メールアドレスは2つまで登録することができます。1つのみ登録する場合には、メールアドレス1のみでも、メールアドレス2のみでも構いません。

メール通知ルール

イベントフォームからの申し込み時、申込者に申し込みコードを入力してもらうことで、特定の申し込みコードを入力した申込者の来場をスタッフに通知することができます。(チェックイン通知メール)

チェックイン通知メールを自動的に送信するには、以下の手順で設定を行います。

  1. 新規にイベントフォームを作成する時、もしくは既存のイベントフォームを編集して、標準フォーム項目「申し込みコード」をフォームに追加します。
  2. 申込者に入力してもらう申し込みコードの値の一覧と、それに紐づける営業担当者などのスタッフを「メール通知ルール」として登録します。

メール通知ルールを登録することで、申込者がイベントフォームに申し込みコードを入力して申し込みを行うと、この申し込みコードに対応するスタッフがチェックイン通知メールの送信対象として登録されます。
そして、この申込者がイベント当日にチェックインをすると、そのスタッフのメールアドレス宛てに通知メールが送付されます。

メール通知ルールの登録方法

ルール通知ルールは、事前に作成した申し込みコードスタッフコードの対応リストをアップロードすることによって登録します。
リストは、Microsoft Excelで作成可能なCSVファイル形式で作成します。

登録ファイルの種類
CSV (Comma Separated Values) ファイル形式
ファイル名拡張子
.csv
文字セット(漢字コード)
Shift JIS (CP932/MS932/Windows-31J)
作成したCSVファイルをアップロードするには
  1. 参照 ボタンを押して、作成したファイルを選択します。
  2. 取込実行 ボタンを押すと、メール通知ルールのアップロードが行われます。
  3. アップロードの完了後、一覧 ボタンを押すことで、取り込み内容を確認することができます。
メール通知ルール画面

メール通知ルールCSVファイルのフォーマット

インデックス項目名書式最大長必須
1申し込みコード半角英数字32
2スタッフコード半角英数字32
HINT
  • 1つの申し込みコードに複数のスタッフを紐づけることができます。こうすることによって、特定の申し込みコードを入力した申込に対して、複数のスタッフにチェックイン通知メールを送信することができます。これを行うには、CSVファイルに同じ申し込みコードの行を複数作成し、それぞれに通知先のスタッフコードを記入します。
  • 複数の申し込みコードに対して同じスタッフを紐づけることもできます。

ご注意

  • チェックイン通知メールは、Conference ER上でチェックイン処理を行わないと送信されません。
  • メール通知ルールに指定するスタッフコードは、あらかじめスタッフマスタに登録されている必要があります。
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